Productivité : chaque mot compte

Vous êtes-vous déjà retrouvé devant une tâche sans réellement savoir ce que vous vouliez dire lorsque vous l’avez écrit ? Vous êtes-vous déjà retrouvé devant une tâche qui vous semblait très excitante lorsque vous l’aviez noté mais qui ne semble plus si attrayante ?

Les mots que vous utilisez pour communiquer des choses, à la fois à d’autres personnes et à votre futur “vous”, va grandement influencer l’attitude et le comportement de la personne qui reçoit le message.

Les communications écrites sont de plus en plus importantes. Nous vivons dans un monde numérique, inondé de courriels, tweets, whatsapps, slack etc. Il devient essentiel d’avoir de bonnes compétences rédactionnelles afin de communiquer avec clarté et améliorer sa productivité.

“Cela n’a pas d’importance si la personne est un commercial, un vendeur, un concepteur, un programmeur… leurs compétences rédactionnelles seront payantes. En effet, être un bon rédacteur va au delà de l’écriture. Une écriture claire est le signe d’une pensée claire. Les bons écrivains savent comment communiquer. Ils rendent les choses faciles à comprendre. Ils peuvent se mettre dans la peau de quelqu’un d’autre. Ils savent ce qu’il faut dire et ce qu’il ne faut pas dire” Jason Fried – REWORK : REUSSIR AUTREMENT

Lorsque vous entrez une tâche dans votre système d’organisation, vous écrivez de brèves instructions pour l’avenir. Il est plus que probable que, au moment où vous lirez ces instructions, votre état d’esprit sera complètement différent de celui que vous aviez au moment où vous aviez pris la note. Vous n’aurez pas les mêmes choses en tête, pas les mêmes priorités. Vous n’aurez même pas la même humeur.

Une note vague peut faire qu’une tâche importante passe inaperçue. Il est donc important que, au moment où vous rédigez la description d’une tâche, vous choisissez les bons mots. Pour ce faire, gardez les points suivants dans votre tête :

Utilisez un vocabulaire simple, direct et facile à comprendre. Donnez la bonne direction sans générer de frustration, la définition de la tâche doit être très claire.

Utilisez des verbes concrets pour indiquer l’action appropriée. Des verbes génériques, tels que «prévoir», «préparer» ou «mettre en œuvre», n’invitent pas vraiment à l’action, mais plutôt à la procrastination. Au lieu de cela, utiliser des verbes plus spécifiques qui vous aideront à faire le premier pas. Par exemple, au lieu de noter “améliorer mon italien”, écrivez “Appelez l’université pour obtenir des informations sur les cours d’italien, les horaires et les prix.”

N’utilisez pas d’adjectifs. Ils n’apportent pas grand choses et sont généralement inutile. Et tout texte inutile augmente les chances que votre cerveau se distrait et se concentrer sur une autre chose.

Notez tous les détails associés à la tâche, dans une note complémentaire. Au moment où vous créez la tâche, votre cerveau fait une série de connexions et autres associations qui vont ensuite disparaître. Notez toutes les idées que vous avez à ce moment-là, faites des liens vers la ou les pages où vous avez trouvé l’inspiration, un mot qui va vous faire rappeler les choses… De cette façon, lorsque vous lirez la tâche, votre cerveau va recréer ces connexions rapidement et vous serez en mesure de prendre la meilleure décision quant à son exécution. Bien sûr, le langage simple, direct et facile à comprendre s’applique également à ces notes connexes.

Lorsque vous choisissez une tâche à accomplir qui clairement définie, et que vous avez juste besoin de quelques secondes pour comprendre exactement ce que vous avez à faire, vous trouverez  une certaine satisfaction à le réaliser. Vous pouvez améliorer votre productivité et vos communications avec les autres en utilisant un langage constructif, encourageant et inspirant.

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