Entreprise

Gagner en productivité avec la méthode GTD

Le 19 mai 2021

Allen a observé que notre cerveau est bien meilleur pour traiter les informations que pour les stocker (« votre tête est un bureau pourri »). Sa méthode GTD explique comment déverser tout votre encombrement mental dans un système externe, puis l’organiser afin que vous puissiez avoir une meilleure gestion du temps et savoir où vous concentrer.

Qu’est-ce que la méthode GTD ?

Getting Things Done, ou GTD en abrégé, est un système populaire de gestion des tâches créé par le consultant en productivité américain David Allen. Cette méthode repose sur une vérité simple : plus il y a d’informations en circulation dans votre tête, plus il est difficile de décider de ce qui doit être fait. Par conséquent, vous passez plus de temps à réfléchir à vos tâches qu’à les réaliser. Lorsque les informations s’accumulent dans votre tête, cela entraîne du stress, de l’accablement et vous fait perdre du temps.

Organiser son travail est le meilleur moyen d’accroître sa productivité et de travailler plus efficacement pour accomplir une bonne journée de travail. Cette méthode vous apprend comment mieux organiser sa journée, hiérarchiser ses priorités : comment gagner du temps !

Pourquoi appliquer la méthode GTD ?

Les techniques de Getting Things Done vous seront utiles si vous:

  • vous sentez submergé par la quantité de choses dont vous devez tenir compte
  • craignez d’oublier de petits détails
  • avez du mal à gérer les urgences
  • êtes débordé par le travail
  • ne savez pas faire un travail efficace
  • portez de nombreuses casquettes dans votre travail et votre vie
  • commencez beaucoup de projets mais avez du mal à les terminer
  • n’avez jamais utilisé la méthode GTD (tout le monde devrait le faire au moins une fois dans sa vie)

Gérer son temps de travail est essentiel, et nous allons vous l’apprendre. Ce guide vous expliquera chaque étape pour bien appliquer la méthode Getting Things Done et décupler votre productivité pour gagner en efficacité !

Les étapes de sa mise en place

La méthode GTD se compose de quatre pratiques simples pour rationaliser le désordre dans votre cerveau et faire avancer les choses :

  1. Libérez vos pensées : Saisissez tout ce qui vous passe par la tête. Rien n’est trop grand ou trop petit ! Ces éléments doivent être notés sur un document numérique.
  1. Clarifiez : Traitez ce que vous avez capturé en étapes d’action claires et concrètes. Décidez si un élément est un projet, une prochaine action ou une référence.
  1. Organisez : Mettez tout à la bonne place. Ajoutez des dates à votre calendrier, déléguez des projets à d’autres personnes, classez les documents de référence et triez vos tâches.
  1. Passez à l’action : Mettez-vous au travail sur les choses importantes, accomplissez votre liste de tâches. Ici, vous saurez gérer vos priorités. Travaillez !

Bien que la méthode GTD nécessite un investissement initial en temps et en énergie pour sa mise en place, elle est rentable si vous l’utilisez régulièrement, car maîtriser son temps est le meilleur moyen d’en économiser. Vous n’aurez plus à craindre d’oublier une échéance ou de manquer de réaliser une tâche importante. Au contraire, vous serez en mesure de répondre calmement aux informations qui vous parviennent et de hiérarchiser votre temps en toute confiance. Vous pouvez utiliser des outils de gestion (en version payante ou version gratuite) comme des planificateurs, des logiciels de gestion, des emplois du temps, diagrammes, todo-list, mais sachez que c’est optionnel et que vous pourrez très bien être efficace sans application

Libérez-vous de vos pensées

Pour que GTD fonctionne, vous devez cesser de stocker des informations dans votre cerveau. Tout ce qui vous passe à l’esprit : tâches, événements, idées, recommandations de livres, etc doit être capturé et stocké immédiatement dans un document. Dans GTD, une boîte de réception, qu’elle soit physique ou numérique, est une représentation visuelle de toutes les entrées que vous devez traiter d’une manière ou d’une autre au quotidien.

Votre boîte de réception ne sert qu’à recueillir le chaos de vos pensées afin de les évacuer de votre esprit. Ce n’est ni l’endroit ni le moment de se préoccuper de l’organisation.

Clarifiez les informations

Maintenant que votre boîte de réception est pleine, l’étape suivante consiste à transformer le fouillis chaotique de tout ce que vous avez capturé en étapes d’actions concrètes, à identifier les priorités. Passez sans distraction en revue chaque élément de votre boîte de réception et faites l’une des choses suivantes :

  • Si la tâche prend moins de 2 minutes, effectuez-la immédiatement.
  • Si elle peut être déléguée, assignez la tâche à quelqu’un d’autre.
  • S’il s’agit d’un élément de référence non exploitable (par exemple, un fichier, un document, un article, des informations de contact, etc.) auquel vous devrez revenir plus tard, classez-le dans un projet de référence distinct.
  • Si l’élément doit être réalisé à une date et/ou une heure précise, donnez à la tâche une date d’échéance.
  • Si la tâche n’est plus nécessaire ni exploitable, supprimez-la.
  • Si une tâche nécessite plus d’une étape, créez un projet pour accueillir tous les éléments qui lui sont associés et identifiez la prochaine action que vous pouvez entreprendre pour faire avancer le projet.

Organisez vos tâches

Une fois que vous avez clarifié un élément dans votre boîte de réception, il est temps de le classer à l’endroit approprié. En réalité, la clarification et l’organisation de vos tâches se feront en même temps que vous nettoierez votre boîte de réception, mais il est utile de les considérer comme des actions distinctes. C’est ici qu’il faut fixer ses priorités.

Il existe de nombreuses façons d’organiser vos tâches selon la méthode GTD, mais nous vous recommandons d’y attribuer à une étiquette comme celles proposées ci-dessous :

  • tâches ponctuelles : il s’agit d’actions qui prennent + de 2 minutes mais qui ne demandent qu’une seule étape (ex : répondre à un email)
  • tâches à échéance : d’heure ou de date
  • agenda : les informations que vous ne devez pas oublier à faire parvenir à un partenaire pour le bon accomplissement de la tâche
  • documents de référence : les documents de référence sont des éléments non exploitables que vous devez sauvegarder (par exemple, des documents fiscaux, du matériel de lecture, des feuilles de calcul, des documents Word, des numéros de téléphone, etc. Il faut prendre le temps de les conserver
  • en attente : il s’agit d’éléments qui ont été délégués ou qui attendent l’action de quelqu’un d’autre et qui nécessitent peut être un rappel
  • nouvelles idées : de nombreux éléments que vous saisissez sont des idées de choses que vous voulez faire dans le futur, mais sur lesquelles vous n’avez pas la possibilité de travailler maintenant
  • tâches à déléguer : si vous pouvez déléguer une tâche pour libérer votre propre temps et votre énergie, vous devriez le faire

Grâce à cela, vous n’allez plus subir, mais maîtriser le temps, planifier efficacement vos projets !

Avec vos listes de projets en place et vos tâches triées, vous êtes maintenant prêt à vous attaquer aux contextes. Dans GTD, les contextes identifient les outils, les lieux ou les personnes dont vous avez besoin pour accomplir une tâche donnée.

organisation

Passez à l’action

C’est ici que le temps passé à clarifier et à organiser vos tâches porte ses fruits. Votre système est maintenant rempli d’éléments concrets et exploitables, organisés en catégories logiques, prêts à être utilisés pour gérer votre charge de travail, planifier son temps et éviter la procrastination. Vous constaterez que toutes les étiquettes, tous les projets et toutes les dates d’échéance ajoutés au cours des étapes précédentes vous aident à prioriser votre travail et répondre rapidement à la question « Que dois-je faire en ce moment ?”. 

Organiser son emploi du temps, gérer son planning sont maintenant un jeu d’enfant !

Lorsque le moment est venu de vous mettre au travail, vous avez moins de choix à faire et moins de documents de référence à trouver. Pour décider de ce que vous devez faire ensuite, vous pouvez voir les tâches à venir avec leur date d’échéance, les trier par étiquette ou créer des filtres pour prévoir vos prochaines actions selon le contexte et préparer un planning pour la journée, la semaine. Nous vous recommandons de cocher à chaque fois qu’une étape est complétée, c’est un moyen de remplir les tâches urgentes de la journée avec satisfaction pour travailler avec efficacité.

N’oubliez pas que travailler plus vite ne se fait pas en étant dérangé par des notifications dans son espace de travail, une seule interruption qui dépasse votre vie professionnelle peut suffire à vous déconcentrer. Devenir efficace, c’est aussi avoir une bonne organisation personnelle !

Commentaires

Laisser un commentaire

Votre commentaire sera révisé par les administrateurs si besoin.