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5 conseils pour améliorer son efficacité opérationnelle

Le 14 mai 2021
efficacité opérationnelle

Un chef d’entreprise qui a l’intention d’optimiser son rendement par rapport à ses concurrents se doit mettre en place un processus d’amélioration continue, qui sera appliquée à toute l’équipe présente dans la société.

Qu’est-ce que l’efficacité opérationnelle ?

L’efficacité opérationnelle est cruciale pour le succès de votre entreprise. L’optimisation de votre service est un effort combiné de mesure et de perfectionnement des processus de production, du rapport aux employés et des technologies que vous utilisez. L’objectif est de maximiser l’amélioration continue de ces aspects pour maintenir et accroître l’efficience de votre entreprise afin d’atteindre l’excellence opérationnelle.

Connaître votre activité

Connaître tous les aspects de votre activité est essentiel pour accroître l’efficacité opérationnelle. En prenant le temps d’évaluer les différents secteurs de votre entreprise, comme les endroits à forte intensité de main-d’œuvre, vous pouvez avoir un aperçu des accidents sinon erreurs qui se produisent quotidiennement. L’analyse des métriques et les audits formels peuvent vous donner encore plus d’outils pour évaluer vos performances. Ceci est essentiel à votre productivité opérationnelle.

Sans cela, il vous sera difficile d’appliquer les conseils ci-dessous.

Audit de votre activité :

  • Votre service fonctionne-t-il aussi bien que ce vous envisagiez ?
  • Quels sont les standards de votre industrie ?
  • Quels sont vos plus importants gaspillages de ressources ? (temps, argent …)
  • Quelle est votre valeur ajoutée sur le marché concurrentiel ?
  • Vos processus actuels sont-ils préparés à la digitalisation des services ?
  • Etes-vous en mesure de commencer une dématérialisation de votre activité ?
  • Quels sont vos principaux leviers de production ? (main-d’œuvre, capital, technologie …)
  • A combien estimez-vous, sur une échelle de 1 à 20, le niveau de service de votre entreprise sur le marché ?
  • Quelles opportunités voyez-vous pour l’avenir ?
  • A quoi devra ressembler votre service dans 6 mois, 1 ans, 3 ans, 10 ans …pour survivre sur le marché ?

Informez vos employés avec plus de transparence

Travail d'équipe

S’assurer que chaque employé dispose d’un accès constant et sécurisé aux informations cruciales joue un rôle essentiel dans votre efficacité opérationnelle. Un réseau fiable et sécurisé permet à votre entreprise de rester agile. Il vous permet de réagir aux changements du marché plus rapidement que vos concurrents en fournissant aux employés des informations précises et accessibles à tout moment. Une infrastructure réseau sécurisée et fiable constitue également la base des technologies digitales qui peuvent améliorer l’efficacité, comme les communications IP. Vous devez piloter vos subordonnés de façon à ce qu’ils raisonnent comme le souhaitez pour qu’ils aient le sentiment que les idées viennent d’eux.

De plus, il est à noter qu’un employé à qui on partage les stratégies de l’entreprise se sentira davantage investi pour celle-ci. Il travaillera alors à sa réussite avec plus de hargne.

Assurer une formation régulière

Suivez une amélioration continue

Vous avez probablement entendu un dicton du type « Si vous n’avancez pas, vous reculez. », qui est toujours d’actualité. Les entreprises qui se concentrent sur l’amélioration continue, plutôt que de se satisfaire de leur position, ont tendance à surpasser leurs concurrents de manière systémique. Chaque aspect d’une entreprise peut être amélioré et, même si une amélioration semble minime, chaque petit changement positif a un impact. Vous ne savez jamais à quel point une amélioration de la procédure affectera des éléments tels que la qualité, le coût et les délais de production jusqu’à ce que vous commenciez à apporter ces changements et étudier leurs résultats.

  • Pouvez-vous incorporer de nouveaux outils/logiciels à votre chaîne de valeur ?
  • Pouvez-vous mettre en place une standardisation des tâches qui n’entache pas à la qualité des produits ?
  • Vos concurrents utilisent-ils de meilleures technologies ?
  • Vous tenez-vous au courant des dernières sorties concernant l’actualité de votre industrie ?

Formez vos employés à ces nouvelles méthodes

Il est difficile de maintenir l’efficacité opérationnelle si vos employés n’ont pas accès aux méthodes des meilleures pratiques. La formation des travailleurs aux différents processus et systèmes qu’ils utilisent, ou pourraient utiliser à l’avenir, contribue à garantir leur efficience. Une formation régulière est bénéfique pour les employés de tous niveaux, qu’ils occupent un poste de débutant ou qu’ils jouent un rôle décisionnaire dans l’entreprise. La mise en place d’un programme de coaching ou de mentorat est un excellent moyen de tenir tout le monde au courant des meilleures pratiques en matière d’efficacité et d’assurer l’amélioration de leur performance. Une autre façon de s’assurer que tous les employés sont sur la même longueur d’onde est de publier une documentation publique sur ces méthodes. Ceci assure que vos salariés ou collaborateurs soient en mesure d’être accompagnés dans la résolution de problèmes et puisse améliorer la productivité de ces derniers.

  • Quand était la dernière fois que vous avez assuré une formation sur vos systèmes actuels ? 
  • Vos consultants ont-ils une méthodologie à respecter ?
  • Utilisez-vous tous les outils d’amélioration que vous avez à votre disposition ?
  • Votre formation s’adresse-t-elle aux bonnes personnes ?
  • Les barrières d’accès à votre formation sont-elles minimisées ?
  • Pourriez-vous mettre en œuvre une boîte à outils pour votre équipe ?

Rationaliser les communications

Être efficace et bien informé sur la façon dont votre entreprise interagit avec les clients est l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire, non seulement pour l’efficacité opérationnelle mais aussi pour la santé de votre entreprise dans son ensemble. Assurez un dialogue vous permet d’être à l’écoute du client, et donc de ses attentes. Ils sont l’épine dorsale de votre entreprise, et une bonne expérience-client passe par un service client agréable : chose essentielle à une expérience opérationnelle, votre réussite !

Assurez-vous que la communication interne à l’entreprise :

  • minimise les barrières entre la hiérarchie
  • soit encouragée en demandant l’opinion des employés (dans la mesure du possible)
  • puisse, dans la mesure du possible, suivre un référentiel commun
  • formule des plans d’actions concrets / des business process
  • s’installe dans un état d’esprit commun (ex : si votre entreprise souhaite accomplir une mission)
  • s’installe dans un environnement de travail agréable
  • soit toujours concise

Assurez-vous que le service après-vente :

  • assure une réponse sous 24h (ou + selon votre service), et pas “juste-à-temps”
  • assure un échange respectueux et aux petits soins du client
  • procure des informations concises (vos clients n’ont pas de temps de à perdre) 
  • puisse être noté par la satisfaction client

Revoir et affiner les processus

Il est essentiel d’améliorer l’efficacité opérationnelle en affinant les processus de vos opérations quotidiennes grâce à des indicateurs de performance. Le management d’entreprise et son efficience est une profession à part entière.

L’une des meilleures façons d’y parvenir est d’automatiser les tâches répétitives. La plupart des tâches administratives qui prennent beaucoup de temps chaque jour peuvent être automatisées, qu’il s’agisse de factures, de devis, d’élaboration de propositions, de planification de projets ou de rapports financiers. C’est la meilleure manière d’appliquer un cycle d’amélioration de la productivité.

En examinant les processus qui prennent le plus de temps à vos employés et en voyant s’il est possible d’automatiser ces tâches, ils auront plus de temps à consacrer à d’autres aspects de l’entreprise. Si vous n’avez pas l’intention d’intégrer des systèmes d’automatisation, sinon d’optimisation des processus, il est essentiel de documenter, d’examiner et de mettre à jour vos processus pour rester sur la voie de l’amélioration continue.

Pour plus de pistes, intéressez-vous au Lean Management.

En suivant ces quelques conseils, vous allez offrir à votre entreprise une meilleure flexibilité. En adoptant une conduite du changement, vous vous préparerez aux enjeux de demain, vous accroîtrez votre compétitivité et assurerez la pérennité de vos services sur plusieurs années. S’assurer d’une formation régulière c’est suivre une stratégie de performance opérationnelle dans une logique de réduction des coûts, sans mettre de côté l’amélioration de la qualité de vos services. Travailler en synergies avec vos employés est la meilleure manière pour qu’ils se préoccupent sincèrement de l’état de l’entreprise. C’est améliorer l’efficacité globale de votre équipe pour continuer à faire grimper vos profits. Appliquez ces cinq exercices en suivant une démarche d’excellence pour atteindre les objectifs que vous serez fixés.

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