Appliquez la méthode PAST pour gérer vos emails

Les emails sont devenus une seconde nature pour les particuliers et les entreprises. Pour éviter le chaos et vous éviter de collectionner les emails non-lus dans votre boîte de réception, vous pouvez utiliser la méthode PAST pour reprendre le contrôle de vos emails.

La méthode PAST pour gérer ses emails

PAST se veut être l’acronyme de Planifier/Actionner/Supprimer/Transférer

Planifier

Lorsque le besoin se fait sentir, lister les taches qui découlent de chaque email reçu dans l’application avec laquelle vous gérez vos tâches et planifiez un créneau pour les faire. En ce qui me concerne, je transfère le mail vers mon compte Evernote en ajoutant un point d’exclamation à la suite du sujet. Si le sujet n’est pas suffisamment explicite j’en profite pour le rendre plus parlant. Si vous désirez ajouter une date au rappel Evernote, vous pouvez faire suivre le point d’exclamation avec la date de votre choix.

Actionner

Empruntons ici un principe de la GTD. Si une tache peut être exécutée en moins de 2 minutes, faites là immédiatement même si elle ne constitue pas une tâche urgente ou prioritaire. Nul besoin qu’elle fasse exactement 2 minutes, cela peut-être 3 ou 5. L’idée ici est de “se débarrasser” des taches rapides.

Supprimer

Les e-mails sans importance sont supprimés de votre boîte de réception. Les spams sont bien sûr envoyés à la poubelle mais vous pouvez décidez d’archiver tous vos autres courriels si vous ne souhaitez pas les supprimer.

Transférer

Si l’e-mail ne vous concerne pas directement ou si vous avez la possibilité de déléguer, transférer l’email.  Ensuite, vous pouvez décider de le supprimer ou l’archiver. En ce qui me concerne, il est envoyé dans la corbeille. Le mail transféré est “archivé” dans les éléments envoyés.

Avec un peu de pratique, cela deviendra presque un automatisme. Vous identifierez rapidement les emails importants. Pour eux, il n’y aura que deux choix : l’action ou la planification. L’action consiste à ne pas garder la balle dans votre camps. Vous lisez, actionnez et répondez à l’email.

Si vous devez traiter de nombreux emails chaque jour, la méthode LAST deviendra rapidement un allié qui vous fera gagner un temps précieux et vous vous rendrez peut-être compte que bon nombre d’emails auraient pu être évités.

Lire la suite

Une simple règle pour être plus productif

L’un des obstacles majeurs à la productivité est – en tout cas pour moi – la boîte de réception. Il est donc primordial d’organiser efficacement sa messagerie.

Adapter l’affichage de vos courriels va radicalement changer la façon dont vous traiter vos mails et vous permettra d’être plus productif.
Créez un dossier dans lequel vous classerez tous les emails dans lesquels vous êtes en copie. Créez ensuite la règle qui va filtrer automatiquement les messages entrants pour les déplacer dans le dossier correspondant.

Dans la grande majorité des cas, le client mail que vous utilisez vous permettra de créer cette règle. Si vous utilisez le client Gmail en ligne, vous pouvez également faire un filtre en utilisant l’opérateur de recherche cc: puis affecter l’action que vous désirerez.

Résultats_de_recherche_-_frigean_gmail_com_-_Gmail

Dans la grande majorité des cas, si vous êtes simplement en copie d’un email, c’est que cela peut attendre.

Lire la suite

Comment pouvez-vous être plus productif en communiquant par email ?

Face à votre messagerie, vous avez la possibilité de choisir de réagir à tous les emails que vous recevez … ou d’être proactif et de prendre le contrôle des messages auxquels vous répondez ou que vous initiez.

Les messages peuvent prendre la forme d’une information très détaillée ou donner des directions stratégiques. Cette distinction est importante pour les managers dont les équipes sont à la recherchent d’orientations et des conseils sur la façon de faire progresser des projets, augmenter les ventes et atteindre les objectifs d’affaires.

Quand un email entre dans votre boîte de réception, vous devez choisir la façon de répondre. Voulez-vous être au service de la personne qui vous l’a envoyé en répondant avec des informations qui font avancer la stratégie dans son ensemble ou voulez-vous simplement répondre à ce dont ils ont besoin avec une réponse détaillée afin de pouvoir vider votre boîte de réception ?

Si vous voulez être plus productif avec votre communication, vous devez vous concentrer sur la stratégie de votre équipe. Vous voudrez peut-être devenir plus sélectif dans vos réponses (cela peut signifier que vous pouvez choisir de ne pas répondre à tous les e-mails présents dans votre boîte de réception) afin de répondre uniquement lorsque vous êtes en mesure de fournir de manière proactive une orientation stratégique.

Pour des communications plus productives, veillez à ce que vos réponses soient plus stratégiques et proactives afin d’apporter de la valeur à l’entreprise, d’accélérer l’atteinte de vos objectifs et surtout bénéfique à votre/vos destinataire(s).

Lire la suite