Le bilan quotidien

Dans cet article, j’aimerai vous proposer une action à mettre en place dès maintenant pour réussir dans votre business. Une action simple, utile, qui peut avoir un impact considérable sur vos affaires si vous la réalisez.

Comme vous le savez, je conseille souvent d’avoir quelque chose sur quoi noter. Que ce soit un carnet de notes et un stylo ou un smartphone. Grace à cela, vous pourrez faire trois choses :

  • Ne pas oublier
  • Vider votre esprit
  • Capitaliser

Ainsi, vous ne vous dites plus, “zut j’ai oublié ce que je devais dire à mon conjoint”, mais “zut, j’ai oublié d’ouvrir mon carnet hier soir”. Vous ne vous répétez plus 3 fois par minute que vous devez appeler votre oncle mais “n’oublie pas ce que tu as écris dans ton carnet.” Vous ne jetez plus vos idées mais vous avez peur de perdre le carnet qui contient tout ce que vous avez capitalisé.

Pour régler ces trois problèmes, je vous propose une nouvelle action à mettre en place : le bilan quotidien. Tous les soirs, prenez vingt minutes, une demie-heure, seul avec votre carnet. Planifiez les tâches que vous aviez notées. Mettez un rappel dans votre agenda si nécessaire de manière à être certain que vous serez averti au moment opportun. Recopiez ou synchronisez vos idées dans votre ordinateur ou dans un classeur et classez-les par thématiques. Ce sera beaucoup plus facile de les retrouver qu’au milieu de votre carnet.

Essayez ensuite d’organiser vos informations par contextes. Si vous avez noté quelque chose à faire au travail, si vous avez noté quelque chose à acheter au supermarché…

Assurez-vous de traiter chaque soir toute l’information que vous avez collectée dans votre carnet. Non seulement vous n’aurez rien oublié mais vous repartirez serein le lendemain matin.

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Méthode GTD : Tout ce que vous devez savoir sur cette méthode

La méthode GTD ? De quoi s’agit-il ? D’une vieille connaissance archi-rebattue pour certains, et pour d’autres parmi vous je l’espère, d’une découverte susceptible d’apporter un souffle nouveau à votre vie. Il s’agit du livre de David Allen, « S’organiser pour réussir », dans lequel il explique par le menu sa fameuse méthode Getting Things Done (GTD).

Petite présentation à l’usage des néophytes : cette méthode d’organisation est très connue dans le monde anglo-saxon, où le livre a été vendu à des millions d’exemplaires. Elle est également très connue sur le net où elle a donné naissance à quantité de blogs dédiés (majoritairement anglophones) et à quantité d’applications en ligne, logiciels d’organisation et de ‘to-do-lists’ dédiés, sur ordinateur, sur IPhone….. Le livre a été récemment traduit en français, gageons qu’il ne tardera pas à gagner en notoriété. Et, oui, il le mérite.

La méthode GTD a l’air inoffensive. Mais plus on avance, plus on ressent l’irrésistible envie de passer aux actes, de mettre sa vie en monde GTD, ce qui signifie d’abord : mettre tout à plat, réunir toutes les petites et grandes actions qui traînent sur des feuilles volantes, qui traînent dans un coin de la tête, partout. Faire le vide et organiser tout ce fatras qui pèse tant, dans l’espace et dans la tête… Imaginer de nouveaux systèmes de rangement, faire des recherches, des achats, mettre en place tout ça… « Je dois archiver ces dossiers au grenier, oui… mais je ne peux pas remplir encore le grenier sans en faire un grand rangement, jeter nettoyer trier organiser et enfin archiver….  »

Bon, là, vous commencez à comprendre pourquoi j’ai mis 2 mois à le lire…    mais bien sûr vous n’allez pas vous laisser effrayer pour si peu, et d’ici la fin de l’article vous serez plein d’énergie d’envie de combativité, pour passer vous aussi un nouveau palier !!

Donc voici, pour vous mettre l’eau à la bouche, un résumé de ce bouquin très dense en 1 constat et 2 principes :

CONSTAT : 
Tous les projets en cours ou les actions éparpillées sur nos papiers agendas mails ou dans la tête pèsent lourd, démesurément lourd sur la conscience. Ce poids inconscient écrase notre énergie, souvent aussi notre motivation, réduit à néant notre efficacité. Résultat : on est « débordé ». Et fatigué déjà, rien que d’y penser.

PRINCIPE 1 :
TOUT, absolument tout doit être couché sur le papier (ou sur l’écran), sur des listes appropriées (en fonction des outils à disposition -ordi, tél…- , en fonction des contextes ou des personnes avec qui on doit avancer…), liste qu’on aura sous la main le moment venu.

PRINCIPE 2 :
Les « choses à faire » doivent être disséquées, les projets (c’est-à-dire tout ce qui nécessite plus d’une seule action) doivent être découpés en actions TRES concrètes : il ne s’agit pas d’écrire « Anniversaire de Claire » par exemple : il faut remonter le fil, détailler tout ce qui encombre inconsciemment mon esprit et descendre jusqu’à l’action très concrète que je dois réaliser en premier : « oui, j’ai bien cette idée de cadeau, mais je ne sais pas où le trouver… mais Mélodie devrait savoir… donc il faut que je l’appelle. » La prochaine action ne sera donc pas « Anniversaire de Claire », mais « Tél. à Mélodie pour infos sur le cadeau… » avec de préférence le n° de tél de Mélodie juste à côté pour inciter à l’action.

A priori (je ne sais pas pour vous, je subodore, je me trompe peut-être… ) , notre vie privée et notre travail sont encombrés de ce genre d’actions à moitié pensées, et le simple fait de n’être pas très clair sur la prochaine action à entreprendre est une source de discrète inquiétude qui n’a pas lieu d’être, qui freine l’action, mais qui heureusement n’a rien de fatal.
Mettre tout ceci à plat, prendre l’habitude, au quotidien, de disséquer toutes ses actions, voilà bien – au-delà des questions de grenier et d’étagères – l’étage supérieur de la Révolution GTD : celui qui engage le plus, et qui libère le plus !

Une entreprise, une équipe, un projet. Le projet a pris du retard : on a mal planifié, on s’y est mis à la dernière minute et nous voilà dans l’urgence. La nervosité épaissit l’air, le stress tire sur les phrases qui fusent comme des flèches assassines « Mais bon dieu je te l’avais dit ! » « On avait bien dit que… » « Tu penses à amener ta tête !? ». Et pour faire face dans ces moments de crise, on pense « Action ! » : Travailler plus ! Plus longtemps ! Avec plus de gens ! Plus de gens, tous tendus à bloc.

Devant le manque d’efficacité général, quelqu’un suggère que « Nous avons besoin d’être organisés ! ». Des gens se mettent à dessiner des boîtes autour du problème, mais les dessiner ou les redessiner ne résoud pas le problème, et quelqu’un suggère alors : « Faisons un brainstorming ! ». Une fois tout le monde réuni, le chef demande alors : « Alors, est-ce que quelqu’un parmi vous a une bonne idée ? »

Cauchemar ou réalité trop fréquente ? Qui peut se targuer de ne s’être jamais trouvé, peu ou prou, dans une situation analogue ?
Cette organisation qui n’en est pas une est ce que David ALLEN, dans son livre Getting Things Done ou S’organiser pour réussir, appelle le « reactive planning » : les questions de temps et de coût submergent et ensevelissent les objectifs, et le processus de planification naturel qui devrait découler de ces objectifs.
Au reactive planning, D.Allen oppose précisément ce « natural planning », cette planification naturelle qui est à la fois la plus facile, la plus efficace et la moins stressante. Mais pas la plus usitée.

Voici les grandes lignes de ce natural planning, qui est pour moi la partie la plus lumineuse de cet excellent bouquin. (traduction maison)


Prenons comme objet d’étude votre dernière soirée au restaurant.

1/ Objectif et principes   (Pourquoi ?)
Qu’est-ce qui vous a poussé à y aller ? Plein de raisons sont possibles : voir des amis, développer une relation amoureuse, signer un contrat… Mon objectif déclenche automatiquement le processus de planification naturelle.
Les principes sont les ‘limites’ qu’on se donne. On n’y pense pas forcément aussi clairement, mais on planifie à l’intérieur d’un cadre : pour le restaurant, il s’agira de tel type de nourriture, de prix, d’ambiance, etc.

2/ Une vision de l’aboutissement   (Quoi ?)
Une fois que vous avez décidé d’aller au restaurant, quelles ont été vos premières pensées ? Certainement pas : « point II.A.3.c »… plutôt quelque chose du genre : « Une pizza chez Giovanni’s », « un repas sur la terrasse de tel café, avec l’apéro avant »… Vous vous êtes probablement aussi construit une image positive de la situation : vous voyez telles personnes, telle atmosphère, peut-être tel résultat concret à la fin. C’est votre Vision.

3/ Le brainstorming   (Comment ? – Phase 1)
Une fois la scène imaginée, comment votre cerveau a-t-il commencé à penser ?
« A quelle heure on y va ? » « Il faut que j’appelle Claire. » « Est-ce qu’il est ouvert ce soir ? » « Est-ce que je me change avant ? »… Plein d’aspects différents de la sortie au resto nous viennent en tête. C’est un processus créatif naturel : le cerveau remplit l’espace, le vide entre la vision qu’on a en tête et la situation présente. La pensée à ce stade est assez aléatoire, chaotique.

4/ L’organisation   (Comment ? – Phase 2)
Une fois générés un certain nombre d’idées et de détails disparates, le cerveau ne peut pas s’empêcher d’y mettre un peu d’ordre.  On commence à classer ses idées : par composants (sous-projets), par priorités, ou par séquences d’évènements.

  • Par composants : Il faut s’occuper du lieu / des personnes présentes / de la logistique…
  • Par priorités : « Premièrement, il faut appeler Arnaud et Mélodie. »
  • Par séquences : « D’abord téléphoner à Arnaud et Mélodie, puis vérifier si le resto est ouvert, puis se changer. »

5/ La Next Action
On entre dans l’action au bout de ce planning naturel, en se concentrant sur la toute prochaine action à réaliser : appeler les copains.

Vous avez envie ou besoin de concrétiser un projet – Vous l’imaginez, abouti – Vous générez des idées qui s’y rapportent d’une manière ou d’une autre – Vous mettez de l’ordre dans ces idées – Vous définissez la première action physique à réaliser pour concrétiser votre projet.
Et vous faîtes tout cela naturellement, sans y prendre vraiment garde.

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GTD : Comment traiter votre boite de réception ?

Après avoir collecté tout ce qui a pu vous passer sous le nez, la deuxième étape de la GTD consiste à les traiter (les “processer” si vous me permettez cet anglicisme) pour définir exactement ce à quoi chaque chose correspond et ainsi définir l’étape suivante pour atteindre le résultat escompté (si résultat il y a).

Pour chaque élément, posez-vous la question “Qu’est-ce que c’est ?“. Soyez précis. “Préparer la réunion de jeudi” est quelque chose d’assez abstrait pour vous encourager à ne rien faire. “Rédiger un rapport d’état du projet pour la réunion de jeudi” précise la tâche à effectuer.

L’autre question qu’il convient de se poser est “Quelle action en découle ?” S’il y en a une, définissez clairement cette action. Maintenant vous avez trois possibilités :

    1. Vous n’êtes pas la bonne personne pour faire cette action ➟ Déléguez-la et mettez-vous une note dans vos suivis
    2. L’action ne vous prendra que quelques minutes ➟ Faites-la immédiatement. Sinon, ajoutez-la à votre liste “Prochaines actions”.
    3. Si aucune action est nécessaire, vous avez à nouveau trois possibilités :
      1. Si rien ne doit faire maintenant, vous pourriez avoir à faire quelque chose à l’avenir ➟ Ajoutez une note dans votre carnet “Un jour” pour garder la note quelque part sous vos yeux.
      2. Si c’est de l’information qui peut être utile ➟ Gardez-la dans votre matériel de référence.
      3. Sinon, supprimez-la.

Veillez à traiter les éléments collectés les uns après les autres, dans le même ordre que la collecte, pour éviter les distractions et assurez-vous de vider votre boîte de réception régulièrement. Ne laissez rien s’accumuler pendant des semaines.

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La GTD n’est pas le coeur de votre productivité

De prime abord, le titre de cet article peut contredire l’approche de ce blog, c’est peut être vrai… Toujours est-il que la GTD nous donne les lignes directrices pour gérer nos activités quotidiennes et organiser nos activités à moyen et à long terme. Cependant, la GTD n’apporte pas de solution à tous nos problèmes. Nous restons responsable de la conquête de ces zones d’ombre.

La raison derrière cela est que nous avons – de manière générale – des difficultés pour établir des objectifs à court terme (par exemple hebdomadaire). Il n’est pas toujours facile d’identifier les obstacles que nous devons surmonter au cours de la semaine et les décomposer en plus petites morceaux auxquels nous pouvons faire face. Ce n’est pas si différent sur une base quotidienne. Quelles tâches doivent impérativement être terminées à la fin de cette journée ? Vous vous posez ce genre de questions lorsque vous faites votre review hebdomadaire et/ou quotidien ?

Un autre aspect essentiel de l’amélioration de notre productivité est la nécessité d’établir un processus pour mettre en oeuvre de nouvelles habitudes. La mise en oeuvre de la GTD nous pousse à créer de nouvelles habitudes: la collecte de l’information, le traitement, le review… . Le problème se pose lorsque quelque chose est en dehors du champ d’application de ces procédures.

La GTD ne fournit pas de directives explicites pour de tels scénarios. Il est donc de notre responsabilité de faire face à ces problèmes externes. Le fait de travailler avec une méthode de productivité nous aider à surmonter les résistances les plus courantes et nous encourager à réfléchir sur ce que nous faisons afin que nous puissions détecter ces zones sombres et comment y faire face.

Le véritable changement vient quand nous faisons face à des défis. Une fois que les nouvelles routines engendrées par la GTD ont été intégrées et que nous constatons une amélioration dans notre organisation, nous sentons que nous sommes capables de d’affronter tout sorte de défis. Nous sommes beaucoup plus forts. Nous bâtissons notre confiance en soi à travers la réalisation de ces défis. Nous savons ce que nous devons changer pour améliorer les choses.

Tout n’est que tests, expérimentations et changements si les choses ne fonctionnent pas comme prévues. Vous êtes au centre de tout. La GTD nous donne les moyens de contrôler et d’obtenir un certain contexte, mais vous êtes l’outil de changement.

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